Datenschutzerklärung

Verantwortlicher:

SecureCloud GmbH

Dreichlinger Str. 47

D-92318 Neumarkt i. d. OPf.

Geschäftsführer: Marcus Müller

Tel.: +49 (0)9181 – 27 308 -0

Web: www.securecloud.de

E-Mail: datenschutz@securecloud.de

1. Allgemeine Informationen

SecureSend ist ein Service der SecureCloud GmbH, der eine sichere, verschlüsselte Übertragung von Dateien ermöglicht. Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns wichtig. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Art, den Umfang und die Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns.

2. Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur nach den Grundsätzen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

• Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz
• Zweckbindung
• Datenminimierung
• Richtigkeit
• Speicherbegrenzung
• Integrität und Vertraulichkeit

3. Datenverarbeitung bei SecureSend

End-to-End-Verschlüsselung: Alle Dateien werden client-seitig verschlüsselt, bevor sie übertragen werden. Bei Link-Transfers und passwortgeschützten Transfers verlässt der Verschlüsselungsschlüssel Ihr Gerät nicht; wir haben keinen Zugang zu den Inhalten Ihrer Dateien. Beim Versand per E-Mail ohne Passwortschutz wird der Entschlüsselungsschlüssel zur Zustellung des Download-Links kurzzeitig über unsere Server verarbeitet und den Empfängern per E-Mail übermittelt; er wird von uns weder gespeichert noch protokolliert. Auch eine optionale Begleitnachricht wird auf Ihrem Gerät verschlüsselt; sie wird Empfängern nicht per E-Mail übermittelt, sondern erst auf der Download-Seite entschlüsselt angezeigt.

Metadaten: Zur Bereitstellung des Dienstes speichern wir zu jedem Transfer:

• Dateigrößen, Dateitypen (MIME-Typen) und die Gesamtgröße des Transfers,
• Dateinamen und Ordnerpfade — ausschließlich in verschlüsselter Form (für uns nicht lesbar),
• Erstellungs- und Ablaufdatum sowie den Status des Transfers,
• beim E-Mail-Versand die E-Mail-Adressen von Absender und Empfängern,
• Zustell- und Abrufinformationen (Zeitpunkt der Benachrichtigung, Zeitpunkt und Anzahl der Abrufe),
• die optionale Begleitnachricht — ausschließlich Ende-zu-Ende-verschlüsselt (für uns nicht lesbar).

Bei registrierten Nutzern speichern wir zusätzlich die Kontodaten (Name, optional Firmenname, E-Mail-Adresse, Passwort als Hash, Ihre Einstellungen wie Standard-Transfermethode, Standard-Ablaufzeit und Sprache sowie temporäre Tokens zur E-Mail-Bestätigung und zum Zurücksetzen des Passworts) — bis zur Löschung Ihres Kontos. Sie können Ihr Konto jederzeit selbst in den Einstellungen endgültig löschen; dabei werden auch alle von Ihnen erstellten Transfers einschließlich der verschlüsselten Dateien gelöscht. IP-Adressen verarbeiten wir kurzzeitig zur Missbrauchsabwehr (Begrenzung der Anfragen) sowie in technischen Protokollen; sie werden nicht dauerhaft mit Transfers verknüpft gespeichert.

Aufbewahrung:Verschlüsselte Dateien werden nach Ablauf der gewählten Aufbewahrungszeit automatisch gelöscht. Die zugehörigen Transfer-Metadaten (u. a. E-Mail-Adressen, Dateiangaben und eine optionale Begleitnachricht) löschen wir spätestens 30 Tage nach Ablauf des Transfers.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 DSGVO:

• Bereitstellung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Die Verarbeitung von Transfer-Metadaten, Absender- und Empfänger-E-Mail-Adressen, der Versand der Benachrichtigungs-E-Mails sowie die Verarbeitung der Kontodaten registrierter Nutzer (einschließlich der technisch notwendigen Anmelde-Cookies) erfolgen zur Erfüllung des Nutzungsvertrags bzw. zur Erbringung des Dienstes.
• Sicherheit und Missbrauchsabwehr (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Die kurzzeitige Verarbeitung von IP-Adressen (Begrenzung der Anfragen) und technischer Protokolldaten erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem sicheren, missbrauchsfreien Betrieb des Dienstes.
• Spracheinstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO):Die Vorauswahl der Sprache anhand der Spracheinstellung Ihres Browsers sowie das Speichern einer von Ihnen gewählten Sprache im Cookie „locale“ (siehe Abschnitt 6) erfolgen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, Ihnen den Dienst in der gewünschten Sprache anzuzeigen.

Eine Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) findet derzeit nicht statt; wir setzen keine Tracking- oder Analysedienste ein.

5. Server-Logfiles

Beim Aufruf des Dienstes verarbeiten unsere Server automatisch technische Protokolldaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Ressource sowie technische Statusinformationen. Diese Daten dienen ausschließlich der Betriebssicherheit, der Missbrauchsabwehr (einschließlich der Begrenzung der Anfragen pro IP-Adresse) und der Fehleranalyse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, siehe Abschnitt 4). Sie werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nicht dauerhaft mit Transfers verknüpft.

Logfiles werden automatisch rotiert und spätestens nach 7 Tagen gelöscht. Zähler zur Begrenzung der Anfragen werden spätestens nach 24 Stunden automatisch entfernt.

6. Cookies

SecureSend verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Anmeldung registrierter Nutzer und zum Speichern einer von Ihnen selbst gewählten Sprache. Diese sind für den Betrieb des Dienstes bzw. für die von Ihnen ausdrücklich gewünschte Sprachauswahl unbedingt erforderlich und bedürfen keiner Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG):

• access_token – hält Ihre Sitzung nach der Anmeldung aufrecht (Speicherdauer: 15 Minuten)
• refresh_token – ermöglicht die automatische Verlängerung Ihrer Sitzung (Speicherdauer: 30 Tage)
• locale – speichert die von Ihnen gewählte Sprache, Wert „de“ oder „en“ (Speicherdauer: 1 Jahr)

Die beiden Anmelde-Cookies sind mit HttpOnly, Secure und SameSite=strict geschützt, für Skripte im Browser nicht auslesbar und werden beim Abmelden gelöscht.

Den Cookie „locale“ setzen wir, wenn Sie die Sprache selbst auswählen – über den Sprachumschalter (in der Kopfzeile bzw. auf den Anmeldeseiten) oder über die Sprachauswahl in den Einstellungen Ihres Kontos. Außerdem setzen wir ihn bei der Anmeldung auf die in Ihrem Konto hinterlegte Sprache, sofern auf dem verwendeten Gerät noch keine Sprache gewählt wurde. Er enthält ausschließlich das Sprachkürzel und keine personenbezogenen Daten, ist mit HttpOnly und SameSite=Lax geschützt, für Skripte im Browser nicht auslesbar und bleibt auch nach dem Abmelden erhalten. Solange Sie keine Sprache gewählt haben, wählen wir die Sprache anhand der Spracheinstellung Ihres Browsers (Accept-Language-Header) vor; diese Angabe wird nicht gespeichert. Rechtsgrundlage für den Cookie „locale“ und die Vorauswahl der Sprache ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (siehe Abschnitt 4).

Ohne Anmeldung setzt SecureSend keine Cookies, es sei denn, Sie wählen selbst eine Sprache aus (Cookie „locale“). Wir verwenden keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies und keine Dienste von Drittanbietern, die Cookies setzen.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung Ihrer Daten
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

8. Hosting und Serverstandort

Unsere Server befinden sich ausschließlich in Deutschland. Ihre Daten werden nicht in Drittländer übertragen.

9. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten unter:

datenschutz@securecloud.de